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Trabajar con formularios online

 

La posibilidad de realizar trámites a través de Internet es una de las utilidades más prácticas de la e-Administración. La mayoría se basan en el cumplimiento de un formulario inicial en el que se han de incluir los datos del usuario y, sí es necesario, también se deberá adjuntar algún documento. Una vez completado todo, se firma electrónicamente y se envía el formulario.

En el citado caso de que se deban adjuntar archivos, estos deberán estar firmados electrónicamente y constar de una firma válida según las exigencias del órgano al que va dirigido. Normalmente se precisa de una firma avanzada basada en un certificado X.509.

Por otra parte, existe el concepto de copia electrónica. Consiste en la compulsión electrónica de un documento, pero se exige el desplazamiento a una oficina para realizarla. Por tanto, en este caso se desvirtúa relativamente el concepto de Administración Electrónica.

Tras completar el mencionado formulario, el usuario deberá firmarlo y enviarlo. El navegador presentará los certificados existentes y se introduce la clave pública, o PIN, asociada a la clave privada para firmar.

Al enviarse un formulario, se introducen los datos en un registro electrónico que ha de expedir un acuse de recibo. En el mismo se debe encontrar una copia autenticada del documento, así como la fecha y hora correspondientes y el número de entrega en el registro.

Para la gestión de expedientes electrónicos, actualmente existen portafirmas electrónicos. Con ellos se colabora con los responsables tanto públicos como privados que han de firmar muchos documentos pero no disponen de tiempo suficiente. De esta forma, no se debe entrar en cada uno de los expedientes o aplicaciones de gestión de forma individualizada, sino que se dispone de una aplicación Web aparte que funciona como portafirmas convencional, presentándose una lista con todos los documentos para firmar.